Зустрічі у компаніях, які займаються розробкою програмного забезпечення, часто визнаються найважливішою складовою успішного продукту (чи проєкту). Однак, їх вартість і вплив на бізнес часто залишаються недооціненими. Проведення зустрічей вимагає великих витрат часу і ресурсів, і саме тому ефективна фасилітація, планування та розрахунок вартості години роботи кожного учасника стають критичними аспектами управління продуктами/проєктами і бізнес-процесами.

Фасилітація зустрічей - це не просто ведення зборів і нотатки в протоколі. Це процес, що спрямований на досягнення цілі зустрічі, залучення усіх учасників до активного обговорення і вирішення питань, а також забезпечення позитивного робочого середовища. Якщо фасилітація не проводиться або вона неефективна - зустріч може бути втраченою можливістю, а це може призвести до збитків компанії.

Розрахунок вартості години роботи кожного учасника - це ключовий аспект в оцінці вартості зустрічі. Кожна година, яку витрачає спеціаліст з високою заробітною платою, може коштувати компанії дорого. Тому важливо аналізувати, скільки ж годин витрачається на зустрічі і чи можна було б ефективніше використовувати цей час.

У цій статті ми розглянемо, чому ефективна фасилітація, ретельне планування і врахування вартості години роботи є важливими компонентами управління вартістю зустрічей у компаніях, які спеціалізуються на розробці програмного забезпечення.

Останніми роками ми все більше часу проводимо на робочих зустрічах. Згідно даних Atlassian більшість співробітників приймають участь у 62 зустрічах на місяць. Схожі дані наводить The State of Meetings 21, де згідно дослідженню - люди приймають участь, в середньому, у 11-15 зустрічах на тиждень.

Тож якщо ми зʼясували, що зустрічі - це вагома частина нашої роботи, давайте спробуємо порахувати скільки це коштує.

Візьмемо базові ролі IT компанії та данні по зарплатах з DOU і порахуємо приблизну вартість години кожної із ролей.

Тепер ми можемо отримати приблизну вартість зустрічей Скрам Команди:

І вартість зустрічей менеджменту:

І хоча на практиці менеджмент проводить більше часу на зустрічах, а Скрам команда менше, ми вже можемо отримати приблизну річну вартість зустрічей. Для Скрам Команди - 75 920$, для менеджменту - 89180$.

Згідно даних Atlassian респонденти вважають половину часу проведених на зустрічах - втратою часу. Якщо перевести ці втрати в гроші, то Для Скрам Команди це буде - 37 960$ на рік, для менеджменту - 44590$. І хоча дані приблизні та можуть відрізнятися від компанії до компанії, від команди до команді, проте загальну картину можна скласти.

Важливе питання - це пропорції витрат до прибутку. І тут треба дивитись системно на цифри, адже умовні витрати $100 000 на зустрічі можливо звучить “дорого”, якщо це 30 чи 50% від прибутку. І навпаки, ця умовна цифра може бути 1-2% від прибутку і оптимізувати її немає сенсу, або саме від зустрічей і їх кількості і залежить прибуток напряму.

Універсальна річ про яку можна пам'ятати - це вартість питання і вартість зустрічі/зустрічей по ньому.

Приведемо приклад: одного разу в одній компанії була серія зустрічей менеджерів, по темі "А чи купляти ssd-диск (за умовних $100) розробнику чи ні?". З технікою так часто буває у багатьох ІТ-компаніях, хоча за статистикою частка витрат на техніку, порівнюючи з фондом оплати праці - сягає 3-5% у кращому випадку. Тому якщо дешевше просто купити новий ноутбук, чи монітор, а не витрачати години сумісних обговорень поважних людей з дорогим часом - простіше і вигідніше одразу купити і закрити питання. Для цього має бути завчасно розроблений легкий процесс-алгоритм дій і можливо одразу закладений бюджет на подібні витрати. Індикатор запуску - вартість питання. І це кожного разу буде дешевше ніж обговорювати щось, що дешевше одразу купити.

Давайте розберемось з основними чинниками такого положення справ.

Респонденти The State of Meetings 21 визначають такі основні проблеми з організацією та проведенням зустрічей:

1. Оновлення статусів на загальних зустрічах.
2. Відхилення від теми зустрічі.
3. Недостатня підготовка.
4. Неясні результати та подальші кроки.
5. Time Management.

Працюючи з різними командами та компаніями, ми ніколи не чули що люди не хочуть відвідувати зустрічі, але досить часто чули, що люди не хочуть відвідувати неефективні зустрічі і втрачати час. То ж як зробити ваші зустрічі кращє?

1. Чітка ціль зустрічі.
2. Заздалегідь сформована адженда.
3. Доречний склад учасників.
4. Психологічна безпека та відповідна атмосфера.
5. Формулювати чіткі результати та наступні кроки.
6. Використовувати інструменти взаємодії групи.
7. Наявність фасилітатора на зустрічі і на етапі підготовки.

Більш детально дізнатися про підготовку та проведення зустрічей ви може на нашому сертифікаційному класі Agile Team Facilitation (ICP-ATF) від ICAgile, де ми детально розбираємо практики та інструменти проведення ефективних зустрічей, границі ролі і обов’язки фасилітатора, а також допомагаємо учасникам сформувати унікальний фасілітаційний ToolKit для використання на будь-якій зустрічі у вашому контексті.
Ми також поділимося корисними порадами та стратегіями для оптимізації процесів комунікації і зменшення витрат на зустрічі.